В век информационных технологий залогом успеха для большинства организаций является комплексная автоматизация бизнес-процессов. Она позволяет освободить себя от выполнения текущий рутинных задач и направить все силы на стратегическое планирование, постановку долгосрочных целей и разработку путей их достижения.
Что это такое?
Под автоматизацией бизнес-процессов подразумевается частичный либо полный перевод текущих рутинных задач под контроль специализированных программ или информационных систем. Это означает, что подобные операции будут выполняться автоматически без участия сотрудников.
Так, к основным задачам автоматизации бизнеса можно отнести следующие:
- эффективная организация учета и контроля на предприятии,
- оперативная подготовка различных документов (счет-фактуры, акты сверки и т.д.),
- получение достоверной и своевременной информации о показателях деятельности,
- повышение эффективности использования фонда рабочего времени,
- минимизация рисков, связанных с человеческим фактором и т.д.
В целом следует отметить, что компьютеризация бизнеса благоприятно сказывается как на системе управления, так и на качестве производимой продукции (оказываемых услуг, выполняемых работ). При этом наиболее ощутимые преимущества заключаются в следующем:
- оперативное решение текущих бизнес-задач,
- более согласованные действия между различными сотрудниками и целыми подразделениями,
- контроль над большим потоком данных,
- возможность экономии на оплате труда (отпадает необходимость в услугах специалистов, выполнявших рутинные действия).
Виды автоматизации
В зависимости от деятельности конкретной организации автоматизация бизнеса может производиться по разным направлениям. Вместе с тем можно обозначить несколько наиболее распространенных видов:
- Управленческая деятельность – в рамках такого направления элементы автоматизации могут использоваться при организации стратегического менеджмента, управленческого учета, безопасности бизнеса, бюджетировании и т.д. В рамках данного вида наиболее популярной программой является – «1с. Предприятие».
- Маркетинговая политика – реклама товаров (работ, услуг), управление продажами, создание баз данных клиентов и т.д. Для автоматизации этих процессов можно использовать такие программные решения, как: «EFSOL» (управление рекламой), «Bitriх» (управление сайтом) и др.
- Производственная деятельность – автоматизация производственных процессов, поставок сырья и материалов в цеха, логистика и т.д. Известные программы в данной сфере: «Склад и Реализация», система «Крафт» и др.
- Управление качеством продукции – организация менеджмента качества, рассмотрение претензий от покупателей и т.д. Программное обеспечение: «Магистр: управление качеством», «ProdX».
- Работа с кадрами – автоматический поиск и подбор персонала, ведение кадрового учета, разработка систем мотивации сотрудников. Программа, которую часто используют в данном направлении называется – «1С: Зарплата и Управление Персоналом».
- Финансовая система – автоматизация бухгалтерского и налогового учета, финансового планирования, начисления оплаты труда работников и др. В качестве ПО можно использовать: «1С: Бухгалтерия», «АудитЭксперт» и др.
- Делопроизводство – автоматизация процессов, связанных с документооборотом, работа секретариата. Примером ПО выступает: «1С: Документооборот», «Open Text» и др.
В завершение стоит отметить, что автоматизация бизнеса является достаточно длительным процессом, требующим больших финансовых вложений. Более того, не во всех случаях подобные инвестиции являются оправданными (например, для маленьких организаций с небольшим штатом сотрудников